Entreposage de documents sûr dans les installations d'entreposage U-Haul
Que vous soyez propriétaire de votre entreprise ou que vous en gériez une, la tenue de dossiers est un élément essentiel des opérations. Les entreprises, petites et grandes, doivent conserver certains documents pendant des périodes spécifiques, conformément aux lois locales. Les déclarations de revenus, les documents des employés et d’autres documents importants ne sont que quelques-uns des documents essentiels qui doivent être conservés.
Un stockage organisé des documents, à l’abri des dommages causés par le temps et les intempéries, est aussi important que la façon dont les documents sont stockés. L’organisation peut représenter un défi, surtout lorsque l’exercice financier ou fiscal se termine et que le nombre de dossiers augmente. S’assurer que vous avez de l’espace pour cela est un autre défi, sans parler d’un endroit sûr et sécurisé.
Voici quelques trucs et astuces utiles qui vous aideront dans le processus de tri, de classement et d’entreposage de vos documents et dossiers d’affaires dans nos installations de libre-entreposage.
Trouver un espace d’entreposage de documents
Comment entreposer des documents et des dossiers dans un établissement d’entreposage
1. Organisez vos fichiers
Si vos dossiers ne sont pas déjà organisés à votre goût, commencez par examiner vos documents et triez-les en trois catégories différentes : entreposer, déchiqueter et recycler.
- Recycler : Il s’agit de documents dont vous n’avez plus besoin et qui ne sont pas sensibles.
- Déchiquetage : Il s’agit de documents dont vous n’avez plus besoin mais qui contiennent des informations sensibles.
- Magasin : Il s’agit des documents que vous conservez dans votre unité d’entreposage.
Pour les documents que vous avez l’intention de stocker, assurez-vous qu’ils sont bien organisés. En fonction de votre secteur d’activité et des documents que vous conservez, vous pouvez les classer par année, par type de document ou par importance. Pour vous aider à garder les choses organisées, utilisez des outils de stockage de fichiers, tels que :
- Grandes enveloppes (8,5 po x 11 po ou plus)
- Supports en plastique
- Classeurs (disponibles en plastique, en papier ou en métal)
Les organisateurs de fichiers sont la meilleure option car ils sont généralement livrés avec des étiquettes et des systèmes de code couleur que vous pouvez utiliser pour vous aider à être organisé. Ils offrent également une protection supérieure pour vos documents.
2. Investissez dans des solutions de stockage de documents
Une fois que tous vos documents sont triés et organisés, vous voudrez les conserver dans un endroit sûr et sécurisé ; quelque chose de plus efficace que des enveloppes ou des organisateurs de dossiers. Pour cette raison, investissez dans un classeur ou une étagère de rangement que vous pourrez placer dans votre unité d’entreposage.
- Les classeurs sont parfaits pour protéger vos documents des intempéries et sont disponibles en plusieurs tailles, formes et matériaux. Les classeurs en métal seront l’option la plus fiable, la plus durable et la plus résistante aux intempéries. La plupart sont livrés avec des rails qui peuvent accueillir facilement des organisateurs de dossiers, ce qui en fait une option utile.
- Les étagères de rangement avec boîtes ou bacs en plastique sont une autre excellente option pour garder vos documents rangés et organisés. Les étagères avec des boîtes de classement peuvent être une alternative moins coûteuse qu’un classeur et vous offrent la possibilité de voir visiblement les boîtes d’archives et les documents. Les boîtes de classement sont également plus faciles à transporter, ce qui peut être utile si vous stockez des dossiers temporairement.
3. Aménagez l’espace de stockage de manière appropriée
Une fois que vous avez vos armoires ou vos étagères dans l’unité d’entreposage, disposez-les de manière à ce qu’elles aient du sens pour votre entreprise. Si vous avez des documents auxquels quelqu’un devra accéder fréquemment, essayez de les placer vers l’avant de l’unité d’entreposage. Entre-temps, si vous avez des documents qui ne nécessitent pas votre attention et qui ne servent qu’à la tenue de dossiers, placez-les à l’arrière de l’unité.
4. Conservez les documents en sécurité
Si vous prévoyez que plus d’une personne accède à votre unité d’entreposage pour obtenir des documents, placez un registre dans l’unité d’entreposage où l’employé peut se connecter ou se déconnecter ainsi que le document auquel il a accédé. Cela permet à vos employés d’accéder aux éléments en cas de besoin, tout en assurant la sécurité de votre documentation. Pour vous offrir une plus grande tranquillité d’esprit, U-Haul offre un certain nombre de caractéristiques de sécurité dans chaque établissement qui font des heures supplémentaires pour assurer la sécurité de vos documents et fichiers sensibles. Ces caractéristiques sont les suivantes :
- Surveillance 24/7
- Individually alarmed rooms
- Gicleurs d’incendie
- Accès limité aux étages/bâtiments
- Accès électronique
5. Choisissez une unité d’entreposage climatisée
Il va sans dire que le meilleur type d’unité d’entreposage est une unité d’entreposage à température contrôlée. Ces installations gèrent le climat et la température, ce qui signifie que vos papiers ne s’abîmeront pas avec le temps. De plus, une unité d’entreposage climatisée offre deux fois plus de sécurité, avec des chambres équipées de systèmes d’alarme individuels.
Qu’il s’agisse de fournitures d’entreposage ou d’unités de libre-entreposage climatisées, U-Haul a tout ce dont vous avez besoin pour assurer la sécurité de vos documents importants. Trouvez un établissement de libre-entreposage près de chez vous et faites de U-Haul votre lieu d’entreposage.