Conseils pour un déménagement de bureau sans heurt

Déménager votre bureau n’est pas une mince affaire, en fait, cela peut être toute une entreprise ! Et le choix d’un partenaire fiable est essentiel pour une transition en douceur. Chez U-Haul, nous reconnaissons l’importance de minimiser les interruptions d’activité et offrons divers services de déménagement de bureaux conçus pour assurer une expérience sans faille.

Coûts de déménagement des bureaux

Le coût de votre déménagement de bureau sera déterminé par quelques facteurs :

Taille de votre bureau : La superficie de votre bureau a un impact sur le prix de votre déménagement, car elle signifie généralement que vous avez plus de choses à transporter.

Nombre d’employés : Pour chaque employé que vous avez au bureau, vous devrez déplacer l’ensemble de son poste de travail. Vous pouvez au moins vous attendre à payer quelques milliers de dollars, mais si vous avez une grande équipe, attendez-vous à ce que le prix augmente un peu.

Distance : Plus vous déménagez, plus vous pouvez vous attendre à payer. Si vous déménagez moins de 100 miles, vous pouvez ajouter quelques milliers de dollars. Mais si vous planifiez un déménagement à l’autre bout du pays, vous devrez peut-être payer près de 10 000 $.

Travail: Les services de déménagement de bureaux peuvent être très pratiques, mais aussi très coûteux. Mais effectuer un déménagement de bricolage peut coûter du temps, de la main-d’œuvre et le potentiel d’erreurs. Les déménageurs à service complet vous facturent généralement en fonction du poids de votre chargement, donc plus vous essayez de déménager, plus vous paierez.

Déménagement des bureaux de votre entreprise

Avant de vous lancer dans la création d’un plan de match, voici quelques facteurs à prendre en compte :

Timing

Planifiez votre déménagement pendant les heures creuses afin de réduire les temps d’arrêt et de maintenir vos activités. Vous pouvez vous attendre à ce qu’un déménagement de bureau réussi prenne entre six mois et un an.

Logistique

Lorsque vous déménagez un bureau entier, il y a beaucoup de choses à suivre : des déménageurs aux employés, en passant par les appareils électroniques. Assurez-vous que quelqu’un est chargé de coordonner ces choses et de s’assurer que tout le monde reste sur la bonne voie.

Budget

Lorsque vous faites appel à des entreprises de déménagement commercial, assurez-vous de magasiner pour obtenir la meilleure soumission. Prévoyez un budget pour les accessoires de déménagement, les nouveaux meubles ou les autres articles dont vous aurez besoin pendant le déménagement. Essayez de définir clairement ces coûts avant de commencer, afin de vous assurer que vous ne brûlez pas d’argent inutilement.

Emballer

L’emballage peut être la partie la plus longue du processus, surtout si vous n’engagez personne pour le faire à votre place. Vous aurez également besoin de beaucoup d’accessoires de déménagement de qualité qui protégeront tous vos biens. C’est là que nous intervenons !

U-Haul offre une grande variété de boîtes de déménagement et d’accessoires d’emballage. Nous avons même des chariots et des diables pour que vous n’ayez pas à vous soucier de soulever des charges lourdes ! Peu importe ce que vous devez accomplir avec votre déménagement, votre magasin U-Haul local est le guichet unique pour tout ce qui concerne le déménagement.

5. Installation et installation

Préparez d’abord tout votre mobilier et votre équipement informatique afin que tout le monde puisse reprendre ses activités habituelles. À partir de là, vous pouvez vous soucier de l’organisation embêtante.

Liste de vérification pour un déménagement de bureau

6+ mois avant le déménagement : planification et préparation

• Établissez un budget de déménagement et affectez un chef de projet.
• Rechercher et obtenir de nouveaux espaces de bureaux, en tenant compte des besoins d’aménagement et de croissance.
• Procurez-vous et examinez le nouveau plan d’étage des bureaux et les conditions du location à bail.
• Fixez une date d’emménagement et établissez votre emploi du temps en fonction de celle-ci.
• Planifiez l’infrastructure informatique, les services publics et les permis requis.
• Planifiez la mise hors service des anciens bureaux, y compris les réparations, le nettoyage et le retrait de l’image de marque.
• Faites des recherches sur les fournisseurs ou les entreprises de déménagement de bureaux que vous souhaitez réserver.

3 à 6 mois avant le déménagement : logistique et communication

• Avisez le propriétaire, les vendeurs, les fournisseurs et les fournisseurs de services du déménagement.
• Mettez sur pied une équipe de déménagement interne et attribuez les responsabilités.
• Idéalement, cette équipe devrait être composée d’une personne des RH et d’une personne de l’informatique !
• Mettez à jour l’adresse auprès des banques, des assureurs, des agences gouvernementales (comme l’IRS) et des annuaires.
• Commandez du matériel d’affaires mis à jour (cartes, signalétique, papeterie).
• Finalisez l’accès à la sécurité, la configuration informatique et le transfert du système téléphonique.
• Prévoyez un nettoyage professionnel pour les deux bureaux.

1 à 3 mois avant le déménagement : emballage et organisation

• Faire l’inventaire des actifs du bureau ; Vendez, donnez ou jetez des articles inutiles.
• Commandez de nouveaux meubles et fournitures de bureau au besoin.
• Étiquetez et organisez les meubles, les dossiers et l’équipement informatique pour une installation facile.
• Réservez les permis nécessaires pour le jour du déménagement (ascenseurs, stationnement, etc.).
• Distribuez les détails du déménagement et les plans d’étage aux employés.
• Affectez les services et les employés à leurs nouveaux espaces de travail.

1-2 semaines avant le déménagement : derniers préparatifs

• Confirmez l’échéancier du déménagement avec toutes les parties concernées (en particulier vos déménageurs et vos employés).
• Emballez les articles non essentiels et étiquetez tout clairement.
• Démonter et préparer les meubles et les appareils pour le transport.
• Assurez-vous que l’équipe informatique dispose d’un plan de transition pour les données, les serveurs et la connectivité.
• Fournissez à votre équipe des instructions de déménagement détaillées.

Jour du déménagement : exécution et surveillance

• Superviser le chargement et le déchargement aux deux établissements.
• Assurez-vous que l’Internet, les téléphones et les postes de travail sont opérationnels à votre arrivée.
• Désignez des membres de l’équipe pour superviser différents aspects du déménagement.
• Effectuez une dernière visite guidée de l’ancien bureau.
• Retournez les anciennes clés de bureau et les anciennes cartes d’accès.

Après le déménagement : s’installer

• Vérifiez que tous les services sont configurés et que la technologie fonctionne.
• Distribuez de nouvelles cartes d’accès, des clés de bureau et des listes de contacts mises à jour.
• Confirmer le transfert d’assurance et le retour du dépôt de garantie de l’ancien espace.
• Finalisez les factures de déménagement et les paiements.
• Mettez à jour votre présence en ligne avec la nouvelle adresse du bureau.
• Célébrer!

Que vous essayiez de déménager une équipe de 10 personnes ou de 1 ou 000 personnes, U-Haul est là pour vous aider ! Avec des options de déménagement et d’entreposage flexibles, des accessoires de déménagement de haute qualité et un réseau complet de main-d’œuvre de déménagement digne de confiance, votre centre U-Haul local est votre guichet unique pour votre prochain déménagement de bureau.